Faire en sorte que le temps compte

Nous avons tous exactement 24 heures par jour. Pourtant, pourquoi semble-t-il que certaines personnes ont le pouvoir de ralentir le temps ou de créer d'une manière ou d'une autre des heures supplémentaires pour la journée ? Non, ces personnes ne connaissent aucun phénomène magique ou n'ont pas de dispositif de voyage dans le temps, mais elles ont cependant de grandes compétences en gestion du temps.

Heureusement, nous avons compilé dix conseils pour nous aider à devenir tous les patrons de notre époque afin que nous puissions être les «quelques personnes» avec des journées épanouissantes.

1. Inspectez et enregistrez votre temps

La première étape d'une bonne gestion du temps consiste à savoir où va réellement votre temps. Vous pourriez imaginer que vous ne consacreriez qu'une heure à une certaine tâche comme une vidéoconférence, mais en réalité, la vidéoconférence pourrait durer plus longtemps que prévu. Idem pour cette vérification des e-mails de 30 minutes transformée en une heure.

Toggl et My Minutes sont quelques excellents logiciels qui peuvent vous aider à suivre le temps réel passé sur une tâche. Tenez compte de la façon dont vous occupez votre temps pendant une semaine et à la fin de la semaine, accédez à un rapport pour savoir quelles étaient les tâches chronophages. Avec les nouvelles informations, vous aurez alors une image complète de vos tâches hebdomadaires, vous permettant ainsi de faire des ajustements efficaces à votre emploi du temps pour la semaine à venir.

2. Créez des listes de choses à faire

Souvent, notre objectif principal est composé de nombreuses sections et tâches plus petites qui doivent être accomplies avant de s'attaquer au «chef principal». Il est bon de créer une liste de tâches comme point de contrôle pour chaque étape menant à l'atteinte de l'objectif principal de la tâche.

La liste de tâches vous aidera à augmenter votre concentration car vous n'avez pas 100 autres tâches à vous soucier d'oublier de faire. De plus, cela vous donne un sentiment d'accomplissement pour les tâches que vous cochez et à mesure que vous vous rapprochez du point de contrôle final.

3. Allouez un temps défini pour terminer votre tâche

Lorsque nous fixons une limite de temps pour l'achèvement d'une tâche, nous avons tendance à nous sentir mis au défi, un peu comme on se sentirait s'ils étaient dans une course. Cela donnera une poussée d'adrénaline supplémentaire et aidera à mettre le visage sur le "jeu", nous permettant de mettre la plupart ou la totalité de notre attention sur la tâche à accomplir.

Un bon exemple serait de mettre une limite de deux heures à la rédaction d'un article, puis de commencer le décompte du temps avec un chronomètre avec un rappel « minutes restantes » pour aider à respecter la limite de temps.

4. Mettez du temps tampon

Bien sûr, même avec la troisième étape en place, il y aura probablement des moments où nous ne pourrons pas accomplir notre tâche. C'est exactement pourquoi nous ne devrions pas planifier des horaires consécutifs, ce qui deviendrait une configuration pour une journée décevante de tâches manquées et de délais non respectés.

La planification du temps tampon est très importante car elle donne un peu de répit si une tâche prend plus de temps que prévu à accomplir. Cela aide également à tenir compte des incidents comme un embouteillage ou un autre problème de train défectueux afin que les autres personnes impliquées dans la tâche ou le rendez-vous ne soient pas aussi affectées.

5. Consacrez le début de la journée aux tâches prioritaires

Le célèbre écrivain américain Mark Twain a dit un jour que « si c'est votre travail de manger une grenouille, il est préférable de le faire dès le matin. Si c'est votre travail de manger deux grenouilles, alors il vaut mieux manger la plus grosse en premier.

Bien qu'il s'agisse d'une imagerie désagréable, le point principal qu'il fait valoir est que nous devrions accomplir les tâches les plus difficiles au début de notre journée. Pour commencer, nous avons tendance à avoir plus de vigueur au début de notre journée, donc les chances que nous puissions terminer correctement la tâche sont optimales. De plus, à la fin de la tâche, nous ressentirions un grand sentiment d'accomplissement qui nous stimulerait pour le reste de la journée.

6. Éliminez les demi-tâches

Voici quelques exemples de demi-tâches :

• Pendant la rédaction d'un article, vous vous arrêtez de temps en temps pour vérifier sur votre téléphone toute notification.
• Vous vous retrouvez à regarder des e-mails lors d'une vidéoconférence.
• Vous commencez un plan de régime mais vous le changez brusquement pour autre chose parce qu'un influenceur célèbre l'approuve soudainement.

Est-ce que certains d'entre eux vous semblent familiers ?

Dans les temps modernes, la distraction est une norme et il est si facile de diviser notre attention sur plusieurs choses à la fois, surtout lorsque nous ne le voulons pas et que le seul véritable moyen d'éliminer ce problème de demi-tâche est de se dire consciemment de concentrez-vous sur la tâche la plus importante à accomplir.

Pour certains d'entre nous, cela signifie éteindre complètement nos téléphones et pour d'autres, cela pourrait couvrir tous les bruits de fond avec un bouchon d'oreille. Bien que ceux-ci soient un peu plus envahissants, cela nous oblige à rester présents à la tâche à accomplir.

7. Arrêtez d'être parfait

La perfection est une pensée idéaliste et les idéaux sont pratiquement inaccessibles. Quand on est perfectionniste, on trouve toujours un défaut dans quelque chose et on continue à revoir les moindres détails pour essayer d'obtenir un T parfait. En conséquence, il est vraiment difficile d'avancer avec la tâche et la ligne d'arrivée. va simplement s'éloigner de plus en plus.

Le vrai conseil ici est de vous rattraper lorsque vous commencez à passer plus de temps que nécessaire sur un petit détail, comme passer 30 minutes sur un discours d'ouverture, arrêtez de trop réfléchir sur les détails, passez à la tâche suivante et sachez simplement que vous avez fait de votre mieux .

8. Dites simplement "Non"

L'une des choses les plus difficiles à dire est "non". Beaucoup d'entre nous ont peur d'offenser ou de blesser les sentiments de l'autre partie et nous finissons par en prendre plus que ce que nous pouvons mâcher. En fin de compte, nous finissons par décevoir non seulement l'autre partie, mais aussi nous-mêmes lorsque nous ne livrons pas la qualité de travail attendue.

S'empêcher d'avoir une telle négativité, c'est prendre la décision difficile de dire « non » lorsque nous savons que nous sommes trop occupés pour la tâche et de donner une suggestion alternative comme une date limite ultérieure ou une autre personne qui serait mieux à même de s'attaquer à la tâche. .

9. Règle 80-20

Le principe de Pareto stipule que pour de nombreux événements, 80 % des effets proviennent de 20 % des causes. Le consultant en management Joseph M. Juran a ensuite intégré ce principe au principe de vente où 80% des ventes proviennent de 20% de vos clients. De même, 80% des résultats que vous souhaitez proviennent de 20% des actions que vous faites.

En utilisant ce principe, réduisez votre liste de tâches, généralement cinq à six par jour et assurez-vous de faire chacune d'elles au mieux de vos capacités. Cela vous évite de vous sentir surchargé tout en conservant votre endurance pour la dernière partie de la journée (lorsque nous perdons généralement une grande partie de notre concentration).

10. Repos

Bien qu'il soit le dernier, le repos est probablement l'un des conseils les plus importants de cette liste. Nous, les humains, ne sommes pas faits pour être une machine. Si nous ne faisons pas de pauses de temps en temps, nous finirons par être trop fatigués et trop surmenés. Cela entraînera une mauvaise qualité de travail et prendra plus de temps que nécessaire pour accomplir les tâches futures.

Généralement, une pause de dix minutes est conseillée entre les tâches afin que le cerveau puisse se recalibrer et aiguiser ses sens, et vous donner un coup de pouce pour la tâche à accomplir.

Espérons que ces dix conseils nous aident à passer du temps plus consciemment afin que nous puissions faire en sorte que le temps compte au lieu de compter le temps restant dans une journée.