À faire ou à ne pas faire ?

La liste de choses à faire a été créée par nous, les humains, dans le but de saisir l'incompréhensible. Les listes sont souvent considérées comme des reliques de cultures primitives, des outils qui n'appartiennent pas à cette ère urbaine. Cependant, la forme simple de la liste prévaut encore et encore au fil du temps, en raison de sa magie irrésistible. Lorsque nous avons du mal à exprimer quelque chose, nous utilisons des listes. Quand nous ne pouvons pas comprendre quelque chose, nous utilisons des listes.

Les listes nous aident à donner un sens au monde qui nous entoure en formant des définitions et des paramètres, que ce soit en termes de temps ou de tâche spécifique à accomplir. En tant que tel, de nombreuses personnes, y compris les personnes qui détestent les listes de tâches et 63 % des professionnels, tiennent une sorte de liste, selon un sondage de LinkedIn en 2012. Cela dit, bon nombre de ces listes de tâches échouent et nous nous retrouvons à la case départ. , luttant pour trouver notre chemin dans la journée.

Les avantages d'une liste de tâches sont absolus et, dans l'espoir que nous puissions tirer parti d'un outil aussi simple mais efficace, voici quatre raisons pour lesquelles nos listes de tâches échouent et comment nous pouvons atténuer ces tâches à ne pas faire.

❌ À ne pas faire : encombrer les listes de tâches

Tout d'abord, la plupart d'entre nous mettent beaucoup trop de choses sur nos listes de choses à faire. Roy Baumeister , psychologue social et auteur de " Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength ", a déclaré qu'une personne occupant un poste de direction a généralement au moins 150 tâches différentes en un seul lundi, qui prendraient toutes plus d'une semaine à accomplir. Mettre toutes ces tâches dans la liste d'une seule journée deviendrait la configuration idéale pour l'échec.

Encombrer nos listes nous impose un tas de stress inutile, et cette inquiétude constante a des effets négatifs sur la façon d'aborder les tâches qui nous préoccupent tant. De plus, avoir trop de choses à faire entraîne des objectifs contradictoires, ce qui nuit à notre productivité ainsi qu'à notre santé physique et mentale.

✔️ À faire : trois à cinq tâches principales par jour

Au lieu de vider une énorme charge de tâches, il est plus sage d'organiser les tâches par ordre de priorité décroissante, puis de faire de trois à cinq des tâches les plus importantes l'objectif de la journée. Cela a déjà été dit dans notre article sur la gestion du temps, mais encore une fois, la règle 80-20 est importante pour garantir que nous ne sommes pas surchargés car la plupart de 80 % de nos bons résultats (dans ce cas, une liste de tâches réussie) proviennent de 20 % de nos actions (en terminant bien un petit nombre de tâches) plutôt que de mal terminer la plupart des tâches.

❌ À ne pas faire : mauvaise intention

Le véritable objectif d'une liste de tâches n'est pas aussi simple qu'il y paraît. La liste de choses à faire est un aide-mémoire externe, ou un rappel en dehors de votre tête, qui vous donne un coup de coude sur tout ce que vous voulez faire. C'est vrai, tu le savais . Qu'en est-il alors? Selon les recherches de Baumeister's Willpower , les coups de pouce de la liste de tâches ne vous permettent pas d'accomplir des tâches !

Ce harcèlement intrusif de nos listes de tâches à propos de nos tâches et objectifs inachevés qui stresse tellement notre esprit est connu sous le nom d' effet Zeigarnik . Alors que la réponse logique à l'effet Zeigarnik serait de terminer les tâches et d'atteindre les objectifs, l'étude de Baumeister et EJ Masicampo a montré que l'effet Zeigarnik, par essence, était l'inconscient "demandant à l'esprit conscient de faire un plan" , comme opposé à demander à l'esprit conscient d'accomplir les tâches à accomplir.

Cela signifie que les listes de tâches ne sont pas aussi efficaces lorsque vous les considérez comme un contrat d'engagements. Beaucoup d'entre nous ne sont pas bons pour formuler les tâches car nous ne parvenons pas à réfléchir aux étapes et aux plans. Ainsi, lorsque nous sommes confrontés à trop de tâches et à trop peu de suggestions sur la façon de procéder, nous finissons par ne pas les terminer du tout.

✔️ À faire : le bon type de but

N'oubliez pas que la liste de tâches que vous enfilez autour de votre doigt vous permet de faire de meilleurs plans en utilisant la liste. Pour ce faire, fixez-vous d'abord un objectif, qu'il s'agisse d'un examen à venir ou d'une échéance. Cela deviendra l'un des trois à cinq principaux objectifs de la journée. Ensuite, sous forme de puces, extrayez trois sous-points qui serviraient de points de contrôle pour accomplir la tâche. Cela aide à relier les points dans nos têtes et nous permet de faire un arrêt au stand chaque fois que nous nous sentons perdus dans la tâche.

❌ A ne pas faire : Se donner trop de temps

Lorsque les objectifs sont divisés en étapes concrètes, il faut moins d'efforts, d'énergie et de temps pour rayer ces petites tâches de la liste. Cela signifie également que si nous allouons le même temps à chacune de ces petites tâches, nous finissons par nous consacrer une journée entière aux tâches subalternes.

Malheureusement, la plupart d'entre nous ne sont pas dotés de grandes compétences innées en planification. Couplé avec la tendance à être indulgent envers nous-mêmes sur les délais et nos chances de ne pas terminer une tâche augmente considérablement. Comme le savent de nombreux autres procrastinateurs, plus vous vous donnez de temps pour terminer quelque chose, moins vous avez de chances de terminer la tâche dans ce délai. Par exemple, l'économiste comportemental Dan Ariely a constaté que les étudiants qui avaient plus de temps pour terminer trois articles avaient de moins bons résultats que ceux qui avaient des délais plus serrés imposés de l'extérieur ou auto-imposés.

✔️ À faire : définir une limite de temps appropriée

Une façon de s'améliorer dans l'accomplissement de nos tâches est de fixer une limite de temps progressive. Tout d'abord, une limite de temps nous donne un sens du défi car nous avons une prémisse et une fin visible devant nous. Pour augmenter sa puissance, il est conseillé d'avoir un chronomètre à portée de main, ce qui nous donnerait un plus grand sentiment d'urgence.

La limite de temps progressive est spéciale en ce qu'elle nous rend lentement plus efficaces dans notre gestion du temps. Par exemple, nous pourrions passer deux heures sur notre tout premier rapport. Cependant, après l'avoir fait quelques fois de plus, cela nous viendra comme une routine, ce qui signifie également que nous sommes meilleurs et plus efficaces dans ce domaine. Pour refléter cela, nous pourrions avoir besoin de moins de deux heures pour terminer le travail et donc, nous devrions fixer un délai plus court, nous laissant plus de temps pour faire d'autres choses ou simplement plus de temps tampon entre les tâches.

❌ À ne pas faire : Tampons insuffisants pour l'inconnu

Notre vie est finalement VUCA (volatile, incertaine, complexe et ambiguë). Peu importe la qualité de notre planification, nous ne pouvons pas prophétiser les nombreuses interruptions qui nous empêcheront d'accomplir nos tâches de la journée. En fait, l'enquête LinkedIn a révélé que la raison la plus courante de l'échec à parcourir une liste de tâches était les tâches imprévues, telles que les appels, les e-mails et les réunions imprévus. De petites choses comme l'échec d'un accord ou un collègue qui n'arrête pas de parler, ou même une erreur soudaine que vous devez réparer... Nous utilisons toutes ces excuses pour ne pas terminer la liste de choses à faire ce jour-là et nous laissons faire loin avec tout le temps.

✔️ À faire : Temps tampon

La simple atténuation à ce problème? Création de temps tampons suffisants. Oui, c'est vrai qu'on ne peut pas prédire tout ce qui va nous arriver, mais on peut toujours se préparer au hoquet. Par exemple, si la tâche nécessite un déplacement d'une destination à l'autre, il serait sage de mettre un temps tampon supplémentaire de 15 minutes en cas d'accident de transport ou d'un autre embouteillage ridicule. Si vous êtes prêt à relever le défi, vous pouvez même ajouter une tâche passive dans ce temps tampon, comme lire les nouvelles pendant ces mêmes 15 minutes de temps tampon de destination à destination. Cela signifie que si tout se passe bien, vous avez 15 minutes pour vous tenir au courant de l'actualité quotidienne et si vous ne le faites pas, cela n'a pas un impact énorme sur votre productivité quotidienne.

Nous espérons que cet article vous a permis de mieux comprendre les points d'échec importants lors de la création de nos listes de tâches afin que vous puissiez les éviter et créer des listes impressionnantes dans le temps à venir. Dites-nous ce que vous avez pensé de cet article et si d'autres conseils vous ont aidé à créer une liste efficace !