Tutti noi abbiamo esattamente 24 ore al giorno. Eppure, perché sembra che alcune persone abbiano il potere di rallentare il tempo o in qualche modo creare ore extra per la giornata? No, queste persone non sperimentano alcun fenomeno magico o hanno un dispositivo per viaggiare nel tempo, ma hanno comunque grandi capacità di gestione del tempo.

Fortunatamente, abbiamo raccolto dieci suggerimenti per aiutare tutti noi a diventare i capi del nostro tempo in modo da poter essere "alcune persone" con giornate appaganti.

1. Ispeziona e registra il tuo tempo

Il primo passo per un'ottima gestione del tempo è essere consapevoli di dove va effettivamente a finire il tuo tempo. Potresti immaginare di impiegare solo un'ora per una determinata attività come una videoconferenza, ma in realtà la videoconferenza potrebbe trascinarsi più a lungo del previsto. Lo stesso vale per quel controllo della posta elettronica di 30 minuti trasformato in un'ora.

Toggl e My Minutes sono alcuni ottimi software là fuori che possono aiutarti a tenere traccia del tempo effettivo speso per un'attività. Prendi in considerazione il modo in cui trascorri il tuo tempo per una settimana e alla fine della settimana accedi a un report per scoprire quali sono state le attività che richiedono tempo. Con le nuove informazioni, avrai quindi un quadro completo delle tue attività settimanali, consentendoti così di apportare modifiche efficaci al tuo programma per la settimana successiva.

2. Crea elenchi di cose da fare

Spesso, il nostro obiettivo principale è costituito da molte sezioni e compiti più piccoli che devono essere raggiunti prima di affrontare il "capo principale". È bene creare un elenco di cose da fare come punto di controllo per ogni passaggio che porta al raggiungimento dell'obiettivo principale dell'attività.

L'elenco delle cose da fare ti aiuterà ad aumentare la tua concentrazione poiché non hai altre 100 attività di cui preoccuparti di dimenticare di fare. Inoltre, ti dà un senso di realizzazione per le attività che controlli e man mano che ti avvicini al raggiungimento del checkpoint finale.

3. Assegna un tempo prestabilito per completare la tua attività

Quando fissiamo un limite di tempo per il completamento di un'attività, tendiamo a sentirci sfidati, proprio come ci si sentirebbe se si fosse in una gara. Ciò darà un'ulteriore scarica di adrenalina e aiuterà a mettere la faccia del "gioco in corso", permettendoci di dedicare la maggior parte o tutta la nostra attenzione al compito da svolgere.

Un buon esempio potrebbe essere quello di porre un limite di due ore alla scrittura dell'articolo, quindi avviare il conteggio del tempo con un cronometro con un promemoria dei "minuti rimanenti" per aiutare a rispettare il limite di tempo.

4. Inserisci il tempo di buffer

Naturalmente, anche con il passaggio tre in atto, è probabile che ci siano momenti in cui non possiamo portare a termine il nostro compito. Questo è esattamente il motivo per cui non dovremmo pianificare programmi back to back, che diventerebbero una preparazione per una giornata deludente di attività mancate e scadenze non raggiunte.

La pianificazione del tempo di buffer è molto importante in quanto offre un po' di respiro nel caso in cui un'attività richieda più tempo del previsto. Aiuta anche a tenere conto di contrattempi come un ingorgo o un altro problema di treno difettoso in modo che le altre persone coinvolte nell'attività o nell'appuntamento non siano interessate.

5. Dedica l'inizio della giornata alle attività prioritarie

Il famoso scrittore americano Mark Twain una volta disse che “Se il tuo lavoro è mangiare una rana, è meglio farlo per prima cosa al mattino. Se il tuo lavoro è mangiare due rane, allora è meglio mangiare prima quella più grande.

Sebbene si tratti di un'immagine sgradevole, il punto principale che sottolinea è che dovremmo svolgere i compiti più impegnativi all'inizio della nostra giornata. Per cominciare, tendiamo ad avere più vigore all'inizio della nostra giornata, quindi le possibilità che possiamo portare a termine correttamente l'attività sono al massimo. Inoltre, una volta completato il compito, proveremmo un grande senso di realizzazione che ci sprona per il resto della giornata.

6. Elimina le mezze attività

Ecco alcuni esempi di un mezzo compito:

  • Mentre scrivi un articolo, ti fermi di tanto in tanto per controllare sul tuo telefono eventuali notifiche.
  • Ti ritrovi a guardare le email durante una videoconferenza.
  • Inizi un programma di dieta ma lo cambi bruscamente con qualcos'altro perché un famoso influencer lo sostiene improvvisamente.

Qualcuno di questi sembra familiare?

Nei tempi moderni, la distrazione è una norma ed è così facile dividere la nostra attenzione su più cose alla volta, specialmente quando non intendiamo farlo e l'unico vero modo per eliminare questo problema a metà compito è dire consapevolmente a te stesso di concentrarsi sul compito più importante a portata di mano.

Per alcuni di noi, questo significa spegnere completamente i nostri telefoni e per altri potrebbe soffocare tutti i rumori di sottofondo con un tappo per le orecchie. Anche se questi sono un po' più invasivi, ci fa rimanere presenti al compito da svolgere.

7. Smetti di essere perfetto

La perfezione è pensiero idealistico e gli ideali sono virtualmente irraggiungibili. Quando uno è un perfezionista, troverà sempre un difetto in qualcosa e continuerà a rivisitare il più piccolo dettaglio per provare a portarlo a una T perfetta. Di conseguenza, è davvero difficile andare avanti con il compito e il traguardo andrà sempre più lontano.

Il vero consiglio qui è di sorprenderti quando inizi a dedicare più tempo del necessario a un piccolo dettaglio, come dedicare 30 minuti a un discorso di apertura, smettila di pensare troppo ai dettagli, vai avanti con l'attività successiva e sappi solo che hai fatto del tuo meglio .

8. Dì solo "No"

Una delle cose più difficili da dire è "no". Molti di noi hanno paura di offendere o ferire i sentimenti dell'altra parte e finiamo per prendere più di quanto possiamo masticare. Alla fine, finiamo per deludere non solo l'altra parte, ma anche noi stessi quando non forniamo la qualità del lavoro prevista.

Arrestare noi stessi da tale negatività è prendere la difficile decisione di dire "no" quando sappiamo di essere troppo occupati per il compito e dare un suggerimento alternativo come una scadenza successiva o una persona diversa che sarebbe più in grado di affrontare l'incarico .

9. Regola 80-20

Il principio di Pareto afferma che per molti degli eventi, l'80% degli effetti deriva dal 20% delle cause. Il consulente di gestione Joseph M. Juran ha quindi integrato questo principio al principio di vendita in cui l'80% delle vendite proviene dal 20% dei tuoi clienti. Allo stesso modo, l'80% dei risultati che desideri deriva dal 20% delle azioni che fai.

Usando questo principio, riduci l'elenco delle attività, di solito da cinque a sei in un giorno e assicurati di svolgere ciascuna di esse al meglio delle tue capacità. Questo ti impedisce di sentirti sovraccarico mentre conservi la resistenza per l'ultima parte della giornata (quando di solito perdiamo gran parte della nostra concentrazione).

10. Riposo

Pur essendo l'ultimo, il riposo è probabilmente uno dei consigli più importanti di questa lista. Noi umani non siamo stati creati per essere una macchina. Se non facciamo delle pause di tanto in tanto, finiremo per essere troppo stanchi e oberati di lavoro. Ciò si tradurrà in una cattiva qualità del lavoro e richiederà più tempo del necessario per completare le attività future.

In genere, si consiglia una pausa di dieci minuti tra un'attività e l'altra in modo che il cervello possa ricalibrarsi e affinare i suoi sensi e darti una spinta per affrontare l'attività in arrivo.

Si spera che questi dieci suggerimenti ci aiutino a trascorrere il tempo in modo più consapevole in modo da poter contare il tempo invece di contare il tempo rimasto in un giorno.

agosto 11, 2020 — August Berg