Fare o non fare ?

La lista delle cose da fare è stata creata da noi umani nel tentativo di cogliere l'incomprensibile. Le liste sono spesso viste come reliquie di culture primitive, strumenti che non appartengono a questa epoca urbana. Tuttavia, la forma semplice dell'elenco prevale ancora e ancora nel tempo, per la sua irresistibile magia. Quando ci troviamo a lottare per esprimere qualcosa, usiamo le liste. Quando non riusciamo a comprendere qualcosa, usiamo le liste.

Gli elenchi ci aiutano a dare un senso al mondo che ci circonda formando definizioni e parametri, sia in termini di tempo, sia di un compito specifico da svolgere. Pertanto, secondo un sondaggio di LinkedIn del 2012 , molte persone, inclusi gli odiatori delle liste di cose da fare e il 63% dei professionisti, tengono una sorta di elenco. Detto questo, molte di queste liste di cose da fare falliscono e ci ritroviamo al punto di partenza. , lottando per orientarci durante la giornata.

I vantaggi di una lista di cose da fare sono assoluti e quindi, nella speranza di poter trarre vantaggio da uno strumento così semplice ma efficace, ecco quattro motivi per cui le nostre liste di cose da fare falliscono e come possiamo mitigare queste cose da non fare.

❌ Non fare: intasare le liste delle cose da fare

Prima di tutto, la maggior parte di noi ha inserito troppe cose nelle nostre liste di cose da fare. Lo psicologo sociale e autore di " Willpower: Rediscovering the Greatest Human Strength " Roy Baumeister ha affermato che qualcuno in una posizione esecutiva in genere ha almeno 150 compiti diversi in un solo lunedì, il cui completamento richiederebbe più di una settimana. Inserire tutte queste attività nell'elenco di un solo giorno diventerebbe la configurazione perfetta per il fallimento.

Intasare le nostre liste ci mette un mucchio di stress inutile e questa costante inquietudine ha effetti negativi nell'affrontare proprio i compiti che ci preoccupano. Inoltre, avere troppe cose da fare si traduce in obiettivi contrastanti, facendo soffrire la nostra produttività e la nostra salute fisica e mentale.

✔️ Cose da fare: da tre a cinque compiti principali al giorno

Invece di scaricare un enorme carico di attività, è più saggio organizzare le attività in ordine di priorità decrescente, quindi fare da tre a cinque delle attività più importanti l'obiettivo della giornata. Questo è già stato detto nel nostro articolo sulla gestione del tempo, ma ancora una volta, la regola 80-20 è importante per garantire che non siamo sovraccarichi poiché la maggior parte dell'80% dei nostri buoni risultati (in questo caso, un elenco di cose da fare di successo) proviene da Il 20% delle nostre azioni (finendo bene una quantità minore di attività) piuttosto che completando male la maggior parte delle attività.

❌ Da non fare: scopo sbagliato

Il vero scopo di una lista di cose da fare non è così semplice come sembra. L'elenco delle cose da fare è un aiuto per la memoria esterna, o un promemoria fuori dalla tua testa, che ti spinge su tutte le cose che intendi fare. Giusto, lo sapevi . Che ne dici di questo allora? Secondo la ricerca in Baumeister's Willpower , i suggerimenti dell'elenco delle cose da fare non sono per te per portare a termine effettivamente le attività !

Quel tormento invadente dalle nostre liste di cose da fare sui nostri compiti e obiettivi incompleti che stressa così tanto le nostre menti è noto come effetto Zeigarnik . Mentre la risposta logica all'effetto Zeigarnik sarebbe quella di portare a termine i compiti e raggiungere gli obiettivi, lo studio di Baumeister e EJ Masicampo ha mostrato che l'effetto Zeigarnik, in sostanza, era l'inconscio che "chiede alla mente cosciente di fare un piano" , come contrario a chiedere alla mente cosciente di completare i compiti a portata di mano.

Ciò significa che gli elenchi di cose da fare non sono così efficaci quando li vedi come un contratto di impegni. Molti di noi non sono bravi a formulare i compiti poiché non riusciamo a pensare a passaggi e piani, quindi quando ci troviamo di fronte a troppi compiti e troppi pochi suggerimenti su come procedere, finiamo per non completarli affatto.

✔️ To-do: il giusto tipo di scopo

Ricorda che l'elenco delle cose da fare che stringi intorno al dito ti consente di fare piani migliori usando l'elenco. Per fare ciò, prima stabilisci un obiettivo in mente, che si tratti di un esame imminente o di una scadenza. Questo diventerà uno dei tre o cinque obiettivi principali della giornata. Quindi, nei punti elenco, estrai tre punti secondari che fungerebbero da punti di controllo per il completamento dell'attività. Questo aiuta a collegare i puntini nelle nostre teste e ci consente un pitstop ogni volta che ci sentiamo persi nell'attività.

❌ Da non fare: concedersi troppo tempo

Quando gli obiettivi vengono suddivisi in passaggi attuabili, ci vuole meno sforzo, energia e tempo per cancellare quei compiti più piccoli dall'elenco. Ciò significa anche che se dedichiamo la stessa quantità di tempo a ciascuno di questi compiti più piccoli, finiamo per concederci un'intera giornata per compiti umili.

Sfortunatamente, la maggior parte di noi non è dotata di grandi capacità di pianificazione innate. Insieme alla tendenza a essere indulgenti con noi stessi riguardo alle scadenze e alle nostre possibilità di non riuscire a portare a termine un compito, aumenta notevolmente. Come molti altri procrastinatori sanno, più tempo ti concedi per finire qualcosa, meno è probabile che tu finisca l'attività in quel lasso di tempo. Ad esempio, l'economista comportamentale Dan Ariely ha scoperto che gli studenti che avevano più tempo per finire tre documenti hanno ottenuto risultati peggiori di quelli che avevano scadenze più strette imposte dall'esterno o autoimposte.

✔️ To-do: impostare un limite di tempo adeguato

Un modo per migliorare nel completare i nostri compiti è impostare un limite di tempo progressivo. Prima di tutto, un limite di tempo ci dà un senso di sfida poiché abbiamo una premessa e una fine visibile davanti a noi. Per aumentarne la potenza è consigliabile avere a portata di mano un cronometro, che ci darebbe un maggiore senso di urgenza.

Il limite di tempo progressivo è speciale in quanto ci rende lentamente più efficienti nella nostra gestione del tempo. Ad esempio, potremmo dedicare due ore al nostro primo rapporto. Tuttavia, dopo averlo fatto ancora qualche volta, ci verrà in mente come una routine, il che significa anche che siamo migliori e più efficienti. Per riflettere ciò, potremmo aver bisogno di meno di due ore per completare il lavoro e, quindi, dovremmo fissare un limite di tempo più breve, lasciandoci più tempo per fare altre cose o semplicemente più tempo di buffer tra le attività.

❌ Da non fare: buffer insufficienti per l'ignoto

La nostra vita è in definitiva VUCA (volatile, incerta, complessa e ambigua). Non importa quanto bene pianifichiamo, non possiamo profetizzare le numerose interruzioni che ci impediranno di completare i nostri compiti della giornata. In effetti, il sondaggio di LinkedIn ha riportato che il motivo più comune per il mancato superamento di un elenco di cose da fare erano attività non pianificate, come chiamate, e-mail e riunioni non programmate. Piccole cose come il fallimento di un affare o un collega che non smette mai di parlare, o anche un improvviso pasticcio che devi sistemare... Usiamo tutte queste scuse per non completare la lista delle cose da fare quel giorno e ci lasciamo prendere via con esso tutto il tempo.

✔️ Cose da fare: tempo di buffer

La semplice mitigazione a questo problema? Creazione di tempi di buffer sufficienti. Sì, è vero che non possiamo prevedere tutto ciò che ci verrà, ma possiamo sempre essere preparati al singhiozzo. Ad esempio, se l'attività richiede il movimento da una destinazione all'altra, sarebbe saggio aggiungere un tempo di buffer di 15 minuti in più se si verifica un incidente di trasporto o un altro ridicolo ingorgo. Se sei pronto per la sfida, puoi persino aggiungere un'attività passiva in quel tempo di buffer, come leggere le notizie durante gli stessi 15 minuti di tempo di buffer da destinazione a destinazione. Ciò significa che se tutto va bene, hai 15 minuti per aggiornarti sulle notizie quotidiane e se non lo fai, non è un enorme impatto sulla tua produttività quotidiana.

Ci auguriamo che questo articolo ti abbia fornito una comprensione più profonda degli importanti punti deboli durante la creazione dei nostri elenchi di cose da fare in modo che tu possa evitarli e creare fantastici elenchi in futuro. Dicci cosa ne pensi di questo articolo e se qualche altro suggerimento ti ha aiutato a creare un elenco efficace!