10 mẹo đơn giản để sử dụng hiệu quả công cụ lập kế hoạch hàng ngày của bạn nhằm tối đa hóa năng suất

Hãy thành thật mà nói: tất cả chúng ta đều có lỗi khi đưa ra các quyết tâm cho Năm Mới vào tháng Giêng và một số trong số đó không bao giờ thực sự thành công. Tuy nhiên, tin an ủi là chúng ta không đơn độc và việc mất đi động lực cũng không sao cả.

Thời gian có thể là một phương tiện khá phức tạp để quản lý, và qua nhiều năm, tôi đã học được rằng người lập kế hoạch là công cụ tuyệt vời để tổ chức cuộc sống của tôi. Tuy nhiên, vấn đề là tìm ra những cách hiệu quả nhất để tối đa hóa nó. Dưới đây là 10 cách để tối đa hóa kế hoạch cá nhân của bạn và tăng năng suất của bạn.

1) Viết ra mọi thứ bạn cảm thấy quan trọng. MỌI THỨ.

Bạn đã bao giờ có cảm giác khó chịu khi biết rằng mình đã quên điều gì đó nhưng không thể xác định được đó là gì chưa? Rất có thể nó là điều gì đó quan trọng và việc viết chúng ra để nhắc nhở có thể giúp giảm bớt những giai đoạn gây lo lắng đó.

Mẹo nhanh: Hiện có rất nhiều loại công cụ lập kế hoạch khác nhau, tốt nhất bạn nên thu hẹp các tùy chọn và chọn loại phù hợp với mình . Ví dụ, nhật ký dạng gạch đầu dòng là lựa chọn tốt nhất cho những người theo chủ nghĩa tối giản thực tế, trong khi nhật ký trống rất phù hợp cho những người có thói quen phác thảo trong sổ kế hoạch của mình.

2) Dành thời gian mỗi tối để lập danh sách việc cần làm

Tất cả những gì bạn cần là 10 đến 15 phút, lý tưởng nhất là trước khi đi ngủ để suy ngẫm và lập kế hoạch cho ngày hôm sau. Khi lập kế hoạch cho tháng hoặc tuần tới, bạn nên cân nhắc phân bổ nhiều thời gian hơn để lập kế hoạch – thêm vài phút là một khoản đầu tư xứng đáng.

Mẹo nhanh: Đầu tư vào các loại bút màu khác nhau cho các mục đích và lời nhắc khác nhau có thể bắt mắt.

3) Lập danh sách nhiệm vụ hàng tháng

Bây giờ chúng ta đã lên kế hoạch cho ngày này, vậy tháng tới là gì? Lập biểu đồ cho những ngày quan trọng (ngày kỷ niệm, sinh nhật, tiệc tùng, đêm hẹn hò, cuộc họp hoặc thời gian “chỉ dành cho tôi”) có thể giúp bạn hình dung rõ ràng hơn những gì đang ở phía trước.

Mẹo nhanh: Khi lập kế hoạch, đừng quá tham vọng. Hãy thực hiện từng bước nhỏ và tha thứ cho bản thân khi thỉnh thoảng bạn vấp ngã.

4) Ưu tiên các nhiệm vụ trong tuần

Với danh sách công việc của tháng, bạn sẽ thấy rõ những việc cần làm trong tuần. Đánh dấu năm nhiệm vụ quan trọng nhất trong tuần , sau đó lên kế hoạch cho các ngày để duy trì sự tập trung sắc bén.

Mẹo nhanh: Bạn sẽ thấy post-it đặc biệt hữu ích trong vấn đề này. Ghi lại những suy nghĩ thoáng qua của bạn và ghi chú nó vào sổ kế hoạch sau này.

5) Thêm phần theo dõi mục tiêu của bạn.

Hãy nhớ rằng - bạn có những quyết tâm cho Năm mới để thực hiện! Dành khoảng trống trong kế hoạch của bạn mỗi ngày để bao gồm thời gian cho các mục tiêu của bạn và bao gồm một phần ở phía sau kế hoạch của bạn để theo dõi tiến trình của bạn. Chúng có thể bao gồm các mốc quan trọng hoặc trình theo dõi 'Đừng phá vỡ chuỗi' .

6) Cải tiến và thổi sức sống vào những trang thừa!

Đối với hầu hết chúng ta, các trang liên hệ hiện đã lỗi thời. Có rất nhiều cách sáng tạo để “hack” không gian thừa. Biến chúng thành công cụ lập kế hoạch bữa ăn, nhật ký ngắn gọn hoặc công cụ thúc đẩy động lực có thể tối đa hóa tiện ích từ công cụ lập kế hoạch của bạn. Nếu bạn đang chưa biết phải làm gì thì đây là hơn 130 ý tưởng có thể truyền cảm hứng cho bạn.

Một trong những cách sử dụng tốt nhất của những trang đó là ' bãi rác não' . Đối với những người có quá nhiều suy nghĩ lướt qua trong đầu, việc nắm bắt những suy nghĩ thoáng qua đó luôn là một thử thách. Ý tưởng có thể bao gồm từ những quan sát và hiểu biết ngẫu nhiên tại thời điểm đó cho đến những bức vẽ nguệch ngoạc và bản đồ tư duy nhanh chóng. Bạn có thể giải tỏa tâm trí của mình vào lúc này và có điều gì đó để tham khảo sau này trong ngày.  

Mẹo nhanh: Nếu bạn yêu thích các ứng dụng chiêm tinh và tâm linh, bạn có thể đã nghe nói về ứng dụng “Co-Star”. Bạn cũng nên ghi lại một số thông tin chi tiết thú vị từ thông báo vào sách của mình!

7) Vấn đề ngôn ngữ! Diễn đạt những điều tích cực

Ngôn ngữ có thể có tác động rất lớn đến cách chúng ta diễn giải mọi thứ và việc tập trung nghệ thuật sử dụng ngôn ngữ lôi cuốn có thể là một công cụ đánh lừa bộ não của bạn. Trường hợp cụ thể: giữa cụm từ “ghi chú cuộc họp” và “ghi chú cuộc họp”, cụm từ sau có một động từ thúc đẩy nhiều hành động và tính tức thời hơn. Trong một trường hợp khác, giữa “viết ghi chú cuộc họp” và “biên soạn ghi chú cuộc họp”, cái sau cụ thể hơn và nó cho bạn ý tưởng rõ ràng hơn về những gì cần phải làm.

8) Đừng cố lấp đầy nó hoàn toàn

Những khoảng trống trong kế hoạch của bạn không cần phải được lấp đầy – một chút thời gian tạm lắng cũng có thể có ích. Hãy dành thời gian này để thực hiện những sở thích phụ của bạn hoặc để thư giãn và suy ngẫm về một ngày.

9) Phụ kiện cho kế hoạch của bạn

Tất cả chúng ta đều đã từng ở đó: Cố gắng giữ tất cả các danh thiếp gọn gàng sau sự kiện kết nối. Tôi nhận ra rằng bằng cách thêm một chiếc túi dính vào nhật ký của bạn, tôi đã tìm ra một giải pháp khéo léo (nhưng tạm thời) để lưu trữ chúng! Còn rất nhiều cách làm phụ kiện khác, bạn cứ làm nhé!

Mẹo nhanh: Dán các trang được sử dụng thường xuyên và có thể giúp duy trì thời hạn sử dụng của nó!

10) Đừng vứt bỏ những cuốn sổ kế hoạch đã qua sử dụng – hãy sử dụng chúng như vật lưu trữ của cuộc đời bạn

Nếu bạn sử dụng kế hoạch của mình một cách hiệu quả, chúng có thể đóng vai trò là thư viện chứa đựng những suy nghĩ và cảm xúc của bạn trong năm. Lật lại những trang sách cũ của các nhà quy hoạch ngày xưa giống như một cuộc dạo bước về ký ức. Tôi chắc chắn rằng bạn sẽ nhận ra mình đã trưởng thành đến mức nào và đây là điều đáng để ăn mừng.

---

Sử dụng công cụ lập kế hoạch có vẻ như là một cách làm lỗi thời nhưng có rất nhiều lợi ích bạn có thể thu được từ việc sử dụng công cụ này. Quản lý thời gian, tăng năng suất và tăng thêm ý nghĩa cho cuộc sống của bạn bằng cách đạt được mục tiêu chỉ là một vài trong số rất nhiều cải tiến mà việc sử dụng công cụ lập kế hoạch một cách hiệu quả có thể mang lại.

Bởi Lua Ker Hian