Đếm thời gian

Tất cả chúng ta đều có đúng 24 giờ một ngày. Tuy nhiên, tại sao có vẻ như một số người có khả năng làm chậm thời gian hoặc bằng cách nào đó tạo ra thêm nhiều giờ trong ngày? Không, những người này không gặp phải bất kỳ hiện tượng ma thuật nào hoặc không có thiết bị du hành thời gian nhưng họ có kỹ năng quản lý thời gian tuyệt vời.

May mắn thay, chúng tôi đã biên soạn mười lời khuyên để giúp tất cả chúng ta trở thành ông chủ thời gian của mình để có thể trở thành 'một số người' có những ngày trọn vẹn.

1. Kiểm tra và ghi lại thời gian của bạn

Bước đầu tiên để quản lý thời gian hiệu quả là nhận thức được thời gian của bạn thực sự đi đến đâu. Bạn có thể tưởng tượng rằng bạn sẽ chỉ mất một giờ cho một nhiệm vụ nhất định như hội nghị truyền hình nhưng trên thực tế, hội nghị truyền hình có thể kéo dài hơn dự kiến. Tương tự đối với việc kiểm tra email kéo dài 30 phút kéo dài hàng giờ.

Toggl và My Minutes là một số phần mềm tuyệt vời có thể giúp bạn theo dõi thời gian thực tế dành cho một nhiệm vụ. Hãy tính đến cách bạn sử dụng thời gian trong một tuần và vào cuối tuần, truy cập vào một báo cáo để tìm hiểu những nhiệm vụ tiêu tốn thời gian là gì. Với thông tin mới, bạn sẽ có một bức tranh đầy đủ về các nhiệm vụ hàng tuần của mình, từ đó cho phép bạn thực hiện những điều chỉnh hiệu quả cho lịch trình của mình trong tuần tới.

2. Tạo danh sách VIỆC CẦN LÀM

Thông thường, mục tiêu chính của chúng ta bao gồm nhiều phần và nhiệm vụ nhỏ hơn cần phải đạt được trước khi giải quyết 'trùm chính'. Sẽ rất tốt nếu bạn tạo danh sách việc cần làm làm điểm kiểm tra cho từng bước dẫn đến việc đạt được mục tiêu nhiệm vụ chính.

Danh sách việc cần làm sẽ giúp tăng sự tập trung của bạn vì bạn không có 100 nhiệm vụ khác phải lo lắng về việc quên làm. Hơn nữa, nó mang lại cho bạn cảm giác hoàn thành những nhiệm vụ bạn đã hoàn thành và khi bạn tiến gần hơn đến điểm kiểm tra cuối cùng.

3. Phân bổ thời gian nhất định để hoàn thành nhiệm vụ của bạn

Khi đặt ra giới hạn thời gian để hoàn thành một nhiệm vụ, chúng ta có xu hướng cảm thấy bị thử thách, giống như người ta sẽ cảm thấy mình đang tham gia một cuộc đua. Điều này sẽ cung cấp thêm một lượng adrenaline tăng vọt và giúp bạn bắt đầu 'trò chơi', cho phép chúng ta tập trung hầu hết hoặc toàn bộ sự chú ý của mình vào nhiệm vụ trước mắt.

Một ví dụ điển hình là đặt giới hạn hai giờ cho việc viết bài, sau đó bắt đầu đếm thời gian bằng đồng hồ bấm giờ với lời nhắc 'số phút còn lại' để hỗ trợ việc tuân thủ giới hạn thời gian.

4. Đặt thời gian đệm

Tất nhiên, ngay cả khi đã thực hiện được bước thứ ba, vẫn có những lúc chúng ta không thể hoàn thành nhiệm vụ của mình. Đây chính xác là lý do tại sao chúng ta không nên lập kế hoạch quay ngược lại các lịch trình, điều này sẽ trở thành sự sắp đặt cho một ngày đáng thất vọng với những nhiệm vụ bị bỏ lỡ và thời hạn không đạt được.

Lập kế hoạch về thời gian đệm là rất quan trọng vì nó mang lại chút không gian để thở nếu một nhiệm vụ mất nhiều thời gian hơn dự kiến ​​để hoàn thành. Nó cũng giúp giải quyết những rủi ro như tắc đường hoặc sự cố tàu hỏa khác để những người khác có liên quan đến nhiệm vụ hoặc cuộc hẹn không bị ảnh hưởng.

5. Dành thời gian đầu ngày cho những nhiệm vụ ưu tiên

Nhà văn nổi tiếng người Mỹ Mark Twain đã từng nói rằng “Nếu công việc của bạn là ăn một con ếch thì tốt nhất bạn nên làm việc đó vào buổi sáng. Nếu việc của bạn là ăn hai con ếch thì tốt nhất nên ăn con lớn hơn trước”.

Mặc dù đây là một hình ảnh khó chịu, nhưng điểm chính mà anh ấy đưa ra là chúng ta nên thực hiện những nhiệm vụ khó khăn nhất vào đầu ngày. Đối với những người mới bắt đầu, chúng ta có xu hướng có nhiều năng lượng hơn vào đầu ngày, vì vậy cơ hội để chúng ta có thể hoàn thành nhiệm vụ một cách tốt nhất là ở mức tốt nhất. Hơn nữa, sau khi hoàn thành nhiệm vụ, chúng ta sẽ cảm thấy một cảm giác thành tựu tuyệt vời, điều này thúc đẩy chúng ta tiếp tục làm việc trong thời gian còn lại trong ngày.

6. Loại bỏ nửa nhiệm vụ

Dưới đây là một vài ví dụ về nửa nhiệm vụ:

• Trong khi viết một bài báo, thỉnh thoảng bạn dừng lại để kiểm tra điện thoại xem có thông báo nào không.
• Bạn thấy mình đang xem email trong một cuộc hội nghị video.
• Bạn bắt đầu một kế hoạch ăn kiêng nhưng đột ngột chuyển sang một kế hoạch khác vì một người có ảnh hưởng nổi tiếng đột nhiên ủng hộ kế hoạch đó.

Có bất kỳ điều nào trong số này có vẻ quen thuộc không?

Trong thời hiện đại, sự mất tập trung là một điều bình thường và thật dễ dàng để phân tán sự chú ý của chúng ta vào nhiều việc cùng một lúc, đặc biệt là khi chúng ta không có ý định làm như vậy và cách thực sự duy nhất để loại bỏ vấn đề nửa nhiệm vụ này là tự nhủ với bản thân một cách có ý thức. tập trung vào nhiệm vụ quan trọng nhất trước mắt.

Đối với một số người trong chúng ta, điều này có nghĩa là tắt hoàn toàn điện thoại của mình và đối với những người khác, nó có thể át đi mọi tiếng ồn xung quanh bằng nút tai. Mặc dù những điều này xâm lấn hơn một chút nhưng nó giúp chúng ta luôn tập trung vào nhiệm vụ trước mắt.

7. Đừng hoàn hảo nữa

Sự hoàn hảo là lối suy nghĩ duy tâm và lý tưởng hầu như không thể đạt được. Khi một người là người cầu toàn, họ sẽ luôn tìm ra khuyết điểm ở một thứ gì đó và sẽ tiếp tục xem lại từng chi tiết nhỏ nhất để cố gắng đạt được điểm T hoàn hảo. Kết quả là, rất khó để thực hiện nhiệm vụ và vạch đích. sẽ ngày càng đi xa hơn.

Lời khuyên thực sự ở đây là hãy kiểm soát bản thân khi bạn bắt đầu dành nhiều thời gian hơn mức cần thiết cho một chi tiết nhỏ, chẳng hạn như dành 30 phút cho bài phát biểu mở đầu, ngừng suy nghĩ quá nhiều về các chi tiết đó, chuyển sang nhiệm vụ tiếp theo và chỉ cần biết rằng bạn đã làm hết sức mình. .

8. Chỉ cần nói 'Không'

Một trong những điều khó nói nhất là 'không'. Nhiều người trong chúng ta sợ xúc phạm hoặc làm tổn thương cảm xúc của đối phương và cuối cùng chúng ta nhận được nhiều hơn những gì mình có thể nhai được. Cuối cùng, chúng ta không chỉ gây thất vọng cho đối phương mà còn cả chính bản thân mình khi không đạt được chất lượng công việc như mong đợi.

Để ngăn bản thân khỏi những tiêu cực như vậy là đưa ra quyết định khó khăn là nói 'không' khi chúng ta biết rằng chúng ta quá bận rộn cho công việc và đưa ra một đề xuất thay thế như thời hạn muộn hơn hoặc một người khác có thể giải quyết nhiệm vụ tốt hơn .

9. Quy tắc 80-20

Nguyên tắc Pareto phát biểu rằng trong nhiều sự kiện, 80% kết quả đến từ 20% nguyên nhân. Sau đó, nhà tư vấn quản lý Joseph M. Juran đã tích hợp nguyên tắc này vào nguyên tắc bán hàng trong đó 80% doanh thu đến từ 20% khách hàng của bạn. Tương tự, 80% kết quả bạn mong muốn đến từ 20% hành động bạn thực hiện.

Sử dụng nguyên tắc này, hãy cắt giảm danh sách nhiệm vụ của bạn, thường là 5 đến 6 nhiệm vụ trong một ngày và đảm bảo thực hiện từng nhiệm vụ đó với khả năng tốt nhất của bạn. Điều này giúp bạn không cảm thấy quá tải trong khi vẫn bảo toàn sức chịu đựng cho thời gian sau đó trong ngày (khi chúng ta thường mất tập trung nhiều).

10. Nghỉ ngơi

Mặc dù là lời khuyên cuối cùng nhưng nghỉ ngơi có lẽ là một trong những lời khuyên quan trọng nhất trong danh sách này. Con người chúng ta không được sinh ra để trở thành một cỗ máy. Nếu thỉnh thoảng chúng ta không nghỉ ngơi, chúng ta sẽ quá mệt mỏi và làm việc quá sức. Điều này sẽ dẫn đến chất lượng công việc kém và mất nhiều thời gian hơn mức cần thiết để hoàn thành các nhiệm vụ trong tương lai.

Nói chung, nên nghỉ giải lao mười phút giữa các nhiệm vụ để não có thể tự điều chỉnh lại và làm sắc nét các giác quan của nó, đồng thời giúp bạn có thêm động lực để hoàn thành nhiệm vụ sắp tới.

Hy vọng rằng mười lời khuyên này sẽ giúp chúng ta sử dụng thời gian một cách có ý thức hơn để có thể đếm thời gian thay vì đếm thời gian còn lại trong một ngày.