Danh sách việc cần làm được con người chúng ta tạo ra nhằm cố gắng nắm bắt những điều không thể hiểu được. Danh sách thường được coi là tàn tích của nền văn hóa nguyên thủy—công cụ không còn phù hợp với thời đại đô thị này. Tuy nhiên, dạng danh sách đơn giản này vẫn chiếm ưu thế hết lần này đến lần khác vì sức lôi cuốn không thể cưỡng lại của nó. Khi chúng ta thấy mình gặp khó khăn trong việc diễn đạt điều gì đó, chúng ta sử dụng danh sách. Khi chúng ta không thể hiểu được điều gì đó, chúng ta sử dụng danh sách.
Danh sách giúp chúng ta hiểu được thế giới xung quanh bằng cách hình thành các định nghĩa và thông số, có thể là về mặt thời gian hoặc một nhiệm vụ cụ thể cần thực hiện. Do đó, nhiều người, bao gồm cả những người ghét danh sách việc cần làm và 63% những người chuyên nghiệp giữ một danh sách các loại, theo một cuộc khảo sát của LinkedIn vào năm 2012. Điều đó cho thấy, nhiều danh sách việc cần làm này không thành công và chúng ta thấy mình quay trở lại con đường ban đầu. , loay hoay tìm đường đi trong ngày.
Lợi ích của danh sách việc cần làm là tuyệt đối và vì vậy, với hy vọng rằng chúng ta có thể tận dụng một công cụ đơn giản nhưng hiệu quả như vậy, đây là bốn lý do khiến danh sách việc cần làm của chúng ta thất bại và cách chúng ta có thể giảm thiểu những việc không nên làm này.
❌ Not to-do: Làm tắc nghẽn danh sách việc cần làm
Trước hết, hầu hết chúng ta đều đặt quá nhiều thứ vào danh sách việc cần làm của mình. Nhà tâm lý học xã hội và tác giả cuốn sách “ Ý chí: Tái khám phá sức mạnh vĩ đại nhất của con người ” Roy Baumeister nói rằng một người ở vị trí điều hành thường có ít nhất 150 nhiệm vụ khác nhau trong một ngày thứ Hai, tất cả đều mất hơn một tuần để hoàn thành. Đưa tất cả những nhiệm vụ đó vào danh sách trong một ngày sẽ trở thành sự chuẩn bị hoàn hảo cho sự thất bại.
Việc làm tắc nghẽn các danh sách sẽ gây ra một đống căng thẳng không cần thiết cho chúng ta, và sự bất an thường xuyên này có tác động tiêu cực đến việc giải quyết chính những nhiệm vụ đáng lo ngại đó. Hơn nữa, có quá nhiều việc phải làm dẫn đến các mục tiêu xung đột nhau, khiến năng suất cũng như sức khỏe thể chất và tinh thần của chúng ta bị ảnh hưởng.
✔️ Việc cần làm: Ba đến năm nhiệm vụ chính mỗi ngày
Thay vì vứt bỏ một khối lượng lớn nhiệm vụ, sẽ khôn ngoan hơn nếu bạn sắp xếp các nhiệm vụ theo thứ tự ưu tiên giảm dần, sau đó đặt 3 đến 5 nhiệm vụ quan trọng nhất làm mục tiêu trong ngày. Điều này đã được đề cập trước đây trong bài viết về quản lý thời gian của chúng tôi nhưng một lần nữa, quy tắc 80-20 rất quan trọng trong việc đảm bảo chúng ta không bị quá tải vì hầu hết 80% kết quả tốt của chúng ta (trong trường hợp này là danh sách việc cần làm thành công) đều đến từ 20% hành động của chúng ta (hoàn thành tốt một lượng nhỏ nhiệm vụ) thay vì hoàn thành hầu hết các nhiệm vụ một cách kém cỏi.
❌ Việc không nên làm: Sai mục đích
Mục đích thực sự của danh sách việc cần làm không đơn giản như người ta tưởng. Danh sách việc cần làm là một công cụ hỗ trợ trí nhớ bên ngoài hoặc một lời nhắc nhở bên ngoài đầu bạn, thúc đẩy bạn về tất cả những việc bạn định làm. Đúng, bạn biết điều đó. Thế còn chuyện này thì sao? Theo nghiên cứu trong cuốn Sức mạnh ý chí của Baumeister , những lời thúc đẩy trong danh sách việc cần làm không phải để bạn thực sự hoàn thành nhiệm vụ !
Sự quấy rầy xâm phạm danh sách việc cần làm của chúng ta về những nhiệm vụ và mục tiêu chưa hoàn thành khiến tâm trí chúng ta căng thẳng đến mức được gọi là hiệu ứng Zeigarnik . Trong khi phản ứng hợp lý đối với hiệu ứng Zeigarnik là hoàn thành nhiệm vụ và đạt được mục tiêu, thì nghiên cứu của Baumeister và EJ Masicampo đã chỉ ra rằng hiệu ứng Zeigarnik về bản chất là vô thức "yêu cầu tâm trí có ý thức lập kế hoạch" . phản đối việc yêu cầu tâm trí có ý thức hoàn thành nhiệm vụ trước mắt.
Điều này có nghĩa là danh sách việc cần làm sẽ không hiệu quả khi bạn xem chúng như một hợp đồng cam kết. Nhiều người trong chúng ta không giỏi trong việc xây dựng nhiệm vụ vì không suy nghĩ thấu đáo các bước và kế hoạch, vì vậy khi phải đối mặt với quá nhiều nhiệm vụ và quá ít đề xuất về cách thực hiện, cuối cùng chúng ta không hoàn thành được chúng.
✔️ Việc cần làm: Đúng loại mục đích
Hãy nhớ rằng danh sách việc cần làm mà bạn xâu chuỗi quanh ngón tay là để bạn lập kế hoạch tốt hơn bằng cách sử dụng danh sách đó. Để làm được điều này, trước tiên hãy đặt mục tiêu trong đầu, có thể là kỳ thi hoặc thời hạn sắp tới. Đây sẽ trở thành một trong ba đến năm mục tiêu chính trong ngày. Sau đó, trong các dấu đầu dòng, trích ra ba điểm phụ đóng vai trò là điểm kiểm tra để hoàn thành nhiệm vụ. Điều này giúp kết nối những suy nghĩ trong đầu chúng ta và cho phép chúng ta dừng lại bất cứ khi nào chúng ta cảm thấy lạc lõng trong nhiệm vụ.
❌ Not to-do: Dành cho bản thân quá nhiều thời gian
Khi các mục tiêu được chia thành các bước có thể thực hiện được, bạn sẽ tốn ít công sức, năng lượng và thời gian hơn để loại bỏ những nhiệm vụ nhỏ hơn đó ra khỏi danh sách. Điều này cũng có nghĩa là nếu chúng ta phân bổ cùng một lượng thời gian cho từng nhiệm vụ nhỏ hơn này, thì cuối cùng chúng ta sẽ dành cả ngày cho những nhiệm vụ tầm thường.
Thật không may, hầu hết chúng ta không được trời phú cho những kỹ năng lập kế hoạch bẩm sinh tuyệt vời. Cùng với xu hướng khoan dung với bản thân về thời hạn và khả năng chúng ta không hoàn thành nhiệm vụ tăng lên đáng kể. Như nhiều người hay trì hoãn đều biết, bạn càng dành nhiều thời gian để hoàn thành việc gì đó thì bạn càng ít có khả năng hoàn thành nhiệm vụ trong khung thời gian đó. Ví dụ, nhà kinh tế học hành vi Dan Ariely phát hiện ra rằng những sinh viên phải hoàn thành ba bài luận lâu hơn có kết quả kém hơn những sinh viên có thời hạn do bên ngoài đặt ra hoặc tự đặt ra chặt chẽ hơn.
✔️ Việc cần làm: Đặt giới hạn thời gian hợp lý
Một cách để hoàn thành nhiệm vụ tốt hơn là đặt ra giới hạn thời gian lũy tiến. Trước hết, giới hạn thời gian mang lại cho chúng tôi cảm giác thử thách vì chúng tôi có tiền đề và mục tiêu rõ ràng phía trước. Để tăng hiệu lực của nó, nên có sẵn đồng hồ bấm giờ, điều này sẽ mang lại cho chúng ta cảm giác cấp bách hơn.
Giới hạn thời gian lũy tiến đặc biệt ở chỗ nó dần dần giúp chúng ta quản lý thời gian hiệu quả hơn. Ví dụ: chúng tôi có thể dành hai giờ cho báo cáo đầu tiên của mình. Tuy nhiên, sau khi thực hiện thêm vài lần nữa, nó sẽ trở thành thói quen của chúng ta, điều đó cũng có nghĩa là chúng ta làm việc đó tốt hơn và hiệu quả hơn. Để phản ánh điều đó, chúng ta có thể cần ít hơn hai giờ để hoàn thành công việc và do đó, chúng ta nên đặt ra giới hạn thời gian ngắn hơn, giúp chúng ta có nhiều thời gian hơn để làm những việc khác hoặc đơn giản là có nhiều thời gian đệm hơn giữa các nhiệm vụ.
❌ Việc không nên làm: Không đủ bộ đệm cho những điều chưa biết
Cuộc sống của chúng ta cuối cùng là VUCA (không ổn định, không chắc chắn, phức tạp và mơ hồ). Dù có lập kế hoạch tốt đến đâu, chúng ta cũng không thể tiên đoán được nhiều sự gián đoạn sẽ cản trở chúng ta hoàn thành nhiệm vụ trong ngày. Trên thực tế, cuộc khảo sát của LinkedIn đã báo cáo rằng lý do phổ biến nhất dẫn đến việc không hoàn thành được danh sách việc cần làm là do các nhiệm vụ ngoài kế hoạch, chẳng hạn như các cuộc gọi, email và cuộc họp đột xuất. Những điều nhỏ nhặt như thất bại trong một thỏa thuận hay một đồng nghiệp không ngừng nói, hoặc thậm chí là một trục trặc bất ngờ mà bạn phải sửa chữa... Chúng ta viện tất cả những lý do này để không hoàn thành danh sách việc cần làm ngày hôm đó và để bản thân có được điều đó. tránh xa nó luôn.
✔️ Việc cần làm: Thời gian đệm
Cách giảm nhẹ đơn giản cho vấn đề này? Tạo đủ thời gian đệm. Vâng, đúng là chúng ta không thể đoán trước được mọi điều sẽ đến với mình, nhưng chúng ta luôn có thể chuẩn bị sẵn sàng cho những trục trặc. Ví dụ: nếu nhiệm vụ yêu cầu di chuyển từ điểm đến này đến điểm đến khác, sẽ là khôn ngoan nếu dành thêm thời gian đệm 15 phút nếu có sự cố giao thông hoặc ùn tắc giao thông vô lý khác. Nếu bạn sẵn sàng đối mặt với thử thách, bạn thậm chí có thể thêm một nhiệm vụ thụ động vào thời gian đệm đó, chẳng hạn như đọc tin tức trong cùng 15 phút thời gian đệm từ điểm đến đến điểm đến. Điều này có nghĩa là nếu mọi việc suôn sẻ, bạn có 15 phút để cập nhật tin tức hàng ngày và nếu không, điều đó không ảnh hưởng lớn đến năng suất hàng ngày của bạn.
Chúng tôi hy vọng rằng bài viết này giúp bạn hiểu sâu hơn về những điểm thất bại quan trọng khi tạo danh sách việc cần làm của chúng tôi để bạn có thể tránh chúng và tạo danh sách tuyệt vời trong thời gian tới. Hãy cho chúng tôi biết bạn nghĩ gì về bài viết này và liệu có gợi ý nào khác giúp bạn tạo danh sách hiệu quả không!
