Bí quyết quản lý thời gian

Bạn đã bao giờ tự hỏi tại sao một số người có thể làm việc hiệu quả và năng suất hơn bạn chưa?

Một sai lầm phổ biến là nghĩ rằng hiệu quả = không có phiền nhiễu. Tuy nhiên, bí quyết để hoàn thành nhiệm vụ đúng thời hạn nằm ở khả năng sắp xếp chúng theo thứ tự ưu tiên nhất định. Thông thường, chúng ta có xu hướng cố gắng chạy nhanh hơn thời gian bằng cách làm việc nhanh hơn và không làm những việc quan trọng và những việc cần phải làm trong ngày. Thay vào đó, hãy thử xác định đúng nhiệm vụ cần thực hiện bằng cách phân loại chúng. Tạo một thói quen tích cực để đưa ra quyết định sáng suốt về cách bạn sử dụng thời gian là giải pháp thực tế để quản lý thời gian hiệu quả. Tại August Berg, người sáng lập của chúng tôi gọi nó là Tính kịp thời .

Nhiệm vụ phân loại dễ dàng như ABC và D (đọc tiếp)! Theo nguyên tắc Eisenhower, tất cả các hoạt động có thể được chia thành bốn loại riêng biệt dựa trên tầm quan trọng và tính cấp bách của chúng. Khi đã phân loại tất cả các nhiệm vụ theo hai tiêu chí này, chúng ta sẽ biết việc gì cần làm trước, việc gì cần giao phó và việc gì cần loại bỏ.

Nhiệm vụ A

Nhiệm vụ A là cấp bách và quan trọng nhất. Đây là những việc sẽ đứng đầu danh sách việc cần làm. Việc hoàn thành tất cả các nhiệm vụ trong danh mục này càng nhanh càng tốt nên được ưu tiên hàng đầu. Tuy nhiên, để hoàn thành nhiệm vụ nhanh nhất có thể, người ta không bao giờ nên phủ nhận tầm quan trọng của việc thực hiện chúng đúng cách và hiệu quả.

Nhiệm vụ B

Nhiệm vụ B là những nhiệm vụ quan trọng phải hoàn thành nhưng không trong khung thời gian khẩn cấp. Một trong những sai lầm phổ biến nhất trong quản lý thời gian là mọi người có xu hướng bỏ qua Nhiệm vụ B và thay vào đó thực hiện Nhiệm vụ C. Điều quan trọng ở đây là hoàn thành những nhiệm vụ quan trọng trước những nhiệm vụ cấp bách. Sẽ chẳng ích gì khi hoàn thành nhiệm vụ ít quan trọng nhất trước tiên vì kết quả sẽ không quan trọng bằng những nhiệm vụ quan trọng. Những điều này có thể không khẩn cấp, nhưng chúng rất cần thiết. Vì vậy, cần phải lập kế hoạch trước và đưa chúng vào lịch trình.

Nhiệm vụ C

Nhiệm vụ C không quan trọng nhưng cấp bách. Nó có thể bao gồm những việc như gửi email, sắp xếp các cuộc hẹn hoặc thực hiện cuộc gọi. Tất cả những điều này đều quan trọng ở một mức độ nhất định, nhưng Nhiệm vụ B luôn được ưu tiên hơn Nhiệm vụ C. Nếu chúng ta xem xét tác động lâu dài của Nhiệm vụ B, chúng ta sẽ nhanh chóng thấy rõ rằng chúng có giá trị cao hơn nhiều đối với các mục tiêu hiện tại của bạn trong cuộc sống. Giảm số lượng nhiệm vụ trong danh mục này sẽ giúp bạn có nhiều thời gian hơn cho những việc quan trọng. Nếu chúng ta không thể giảm bớt chúng, hãy đảm bảo giao càng nhiều nhiệm vụ này cho người khác càng tốt.

Nhiệm vụ D

Nhiệm vụ D bao gồm các hoạt động không quan trọng cũng không khẩn cấp. Những nhiệm vụ này ít có giá trị trong cuộc sống hiện tại của chúng ta và nên tránh. Tuy nhiên, điều đó không có nghĩa là những nhiệm vụ này sẽ không bao giờ được hoàn thành. Vào thời điểm này, việc đi xa hơn nữa là không cần thiết.

“Nếu bạn KHÔNG kiểm soát được thời gian của mình thì bạn KHÔNG kiểm soát được kết quả của mình”

- Brian Moran

Chìa khóa để quản lý thời gian là nhìn thấy giá trị của từng khoảnh khắc. Nó bắt đầu từ những thói quen đơn giản mà mỗi người chúng ta có thể thích nghi với cuộc sống bận rộn của mình. Quản lý thời gian tốt sẽ cho phép chúng ta hoàn thành được nhiều việc hơn trong khoảng thời gian ngắn hơn, cho phép chúng ta tận dụng tối đa các cơ hội khác. Ngoài những thói quen tốt, bạn cũng có thể áp dụng một số công cụ để giúp bạn tăng năng suất, chẳng hạn như bảng kế hoạch nhắc nhở và phân loại nhiệm vụ của bạn, một chiếc đồng hồ thời trang giúp bạn tính thời gian tiến bộ hoặc thậm chí có thể là một quả bóng căng thẳng để giúp bạn giảm căng thẳng nhanh chóng. . Kiểm soát thời gian của bạn, kiểm soát kết quả của bạn.